ECD: entenda como funciona a retificação e substituição de livros autenticados
Escrituração Contábil Digital (ECD) é utilizada para substituir a escrituração em papel pela digital e transmitir pelo SPED as escriturações dos livros contábeis, que devem ser enviados pelas empresas à Receita Federal.
Escrituração Contábil Digital (ECD) é utilizada para substituir a escrituração em papel pela digital e transmitir pelo SPED as escriturações dos livros contábeis, que devem ser enviados pelas empresas à Receita Federal.
Neste ano, a data de envio foi prorrogada até a última sexta-feira, 30 de julho, e com o término do prazo, contadores e empresários podem se deparar com transmissões enviadas com informações erradas. Confira como agir nesses casos.
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Quando retificar erros ou substituir livros na ECD
No SPED não existe uma opção de retificação, mas algumas correções podem ser realizadas pelo lançamento contábil extemporâneo.
Conforme o artigo 16 da instrução Normativa DREI nº 11/2020, se o erro cometido inviabilizar a escrituração contábil de uma forma que não seja possível ajustar com o lançamento contábil extemporâneo, será necessário e possível cancelar os termos de autenticação dos livros para a entidade e assim substituir a ECD.
Art. 16. A retificação de lançamento feito com erro, em livro já autenticado pela Junta Comercial, deverá ser efetuada nos livros de escrituração do exercício em que foi constatada a sua ocorrência, observadas as Normas Brasileiras de Contabilidade, não podendo o livro já autenticado ser substituído por outro, de mesmo número ou não, contendo a escrituração retificada.
Parágrafo Único: Erros contábeis deverão ser tratados conforme previsto pelas Normas Brasileiras de Contabilidade.
A substituta só será aceita e válida se acompanhada do Termo de Verificação para Fins de Substituição, devendo ser assinado pelo próprio profissional contábil que assina os livros contábeis substitutos e pelo auditor, caso as demonstrações contábeis tenham sido auditadas.
Passo a passo para substituição
As informações podem ser corrigidas no próprio livro digital: se o arquivo é o que foi assinado, remova a assinatura. Valide o livro no PVA do SPED ECD. Selecione o Arquivo/Escrituração; Contábil/Validar e depois Escrituração Contábil.
Será necessário assinar, gerar o requerimento de substituição, assinar o requerimento e transmitir.
Quanto mais retificações e substituições a contabilidade realizar, pode prejudicar a entidade pois pode demonstrar que não há uma garantia nos fatos contábeis apresentados, por isso é necessário um maior cuidado e atenção com o envio dessa Escrituração Contábil Digital.